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タイトル
Text copied to clipboard!ユニット秘書
説明
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私たちは、組織内の特定のユニットをサポートする優秀なユニット秘書を募集しています。このポジションでは、ユニットの管理業務を円滑に進めるためのサポートを提供し、スケジュール管理、文書作成、会議の調整、情報の整理などを担当します。ユニット秘書は、チームメンバーや他部署との円滑なコミュニケーションを図りながら、業務の効率化を推進する重要な役割を担います。
主な業務内容として、スケジュール管理や会議の調整が含まれます。ユニットのリーダーやメンバーの予定を把握し、適切なタイミングで会議を設定することが求められます。また、会議の議事録作成や資料準備も行い、スムーズな進行をサポートします。
さらに、文書作成やデータ管理も重要な業務の一つです。報告書やプレゼンテーション資料の作成、契約書や社内文書の整理・管理を担当し、必要に応じて情報を迅速に提供できるようにします。これにより、ユニットの業務が円滑に進むよう支援します。
また、社内外の関係者との連絡調整も行います。クライアントや取引先とのやり取りをサポートし、必要な情報を適切に伝達することで、円滑なビジネス運営を支援します。時にはイベントや出張の手配を行うこともあり、細やかな対応が求められます。
このポジションでは、細部に注意を払いながら複数の業務を同時にこなす能力が求められます。優れたコミュニケーションスキルと組織力を持ち、チームの成功を支えることに情熱を持っている方を歓迎します。
責任
Text copied to clipboard!- ユニットのスケジュール管理と会議の調整
- 文書作成およびデータ管理
- 社内外の関係者との連絡調整
- 会議の議事録作成および資料準備
- イベントや出張の手配
- 業務の効率化を図るためのサポート
- 機密情報の適切な管理
- その他、ユニットの運営に関わるサポート業務
要件
Text copied to clipboard!- 秘書業務または事務職の経験（2年以上が望ましい）
- 優れたコミュニケーション能力と対人スキル
- スケジュール管理や調整業務の経験
- Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）の基本操作
- 細部に注意を払いながら業務を遂行できる能力
- 機密情報を適切に取り扱う能力
- マルチタスクをこなす能力
- ビジネスマナーを理解し、適切に対応できる能力
潜在的な面接質問
Text copied to clipboard!- これまでの秘書業務の経験について教えてください。
- スケジュール管理の際に工夫していることは何ですか？
- 複数の業務を同時に進める際の優先順位の付け方を教えてください。
- 機密情報を扱う際に気を付けていることは何ですか？
- チーム内のコミュニケーションを円滑にするために心掛けていることは？
